BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Keberhasilan organisasi mencapai tujuan didukung oleh pengelolaan
factor-faktor antara lain Man, Money, Machine, Methode dan Material.
Pengelolaan yang seimbang dan baik dari kelima factor tersebut akan memberikan
kepauasan kepada kostumer baik kostumer internal maupun eksternal. Rumah sakit
yang telah terakreditasi seharusnya telah memiliki pengelolaan yang baik dan
terstandar termasuk lima factor tersebut. Pada kesempatan ini, akan membahas
secara khusus tentang pengelolaan Material atau logistic keperawatan.
(Widyapusy, 2011).
Distribusi logistik merupakan kegiatan dan usaha pengurusan
dalam penyelenggaraan penyaluran dan penyampaian kebutuhan logistik kepada
unit-unit kerja yang membutuhkan. Dari pengertian ini dapat ditekankan bahwa
dalam kegiatan distribusi logistik tidak sekedar memberikan atau menyerahkan
logistik kepada unit kerja yang memerlukan, tapi lebih dari itu dituntut adanya
kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian yang tepat sehingga
tercipta suatu cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dalam penyaluran
logistik secara teratur, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan, serta
mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
(Tatty, 2012).
Kegiatan distribusi logistik pada dasarnya merupakan
kelanjutan dari proses penyimpanan atau penggudangan logistik, ataupun secara
empirik merupakan satu bagian dari kegiatan penggudangan logistik itu sendiri.
Kegiatan distribusi barang ini pada dasarnya juga merupakan suatu bagian
kegiatan dari serangkaian kegiatan guna pemenuhan kebutuhan logistik bagi
unit-unit kerja dalam suatu organisasi. Oleh karena itu, kegiatan distribusi
logistik ini tidak boleh dianggap sepele ataupun remeh dalam penyelenggaraan
kegiatan dalam suatu organisasi, tetapi sebaliknya kegiatan ini harus mendapat
perhatian yang proporsional karena efektifitas dan efisiensi kerja setiap unit
kerja maupun organisasi secara keseluruhan sangat ditentukan oleh
profesionalitas dalam pegelolaan kegiatan distribusi logistik ini. (Tatty,
2012).
Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung
pada kompetensi dari manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk
mengelola logistik melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan
pengadaan, pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan
logistik yang efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi
dengan baik akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi
peningkatan mutu pelayanan secara umum. (Theodorabean, 2011).
Manajer logistik juga harus mampu mengantisipasi kejadian
darurat, membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan
untuk pencapaian tujuan umum rumah sakit. Manajemen logistik juga harus
mencapai efisiensi dan efektifitas. Manajer logistik memiliki kemampuan untuk
mencegah atau meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan alat
tersebut yang akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional
rumah sakit. (Subagya, 1994).
Menurut
pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah sakit dikelompokkan
menjadi persediaan farmasi (antara lain: obat, bahan kimia, gas medik,
peralatan kesehatan), persediaan makanan, persediaan logistik umum dan teknik.
(Subagya, 1994).
B.
Tujuan
a. Mengetahui pengertian manajemen
logistik/ perlengkapan.
b. Mengetahui tujuan manajemen
logistik/ perlengkapan
c. Mengetahui implementasi manajemen
logistik/perlengkapan pada Bidan Praktik Swasta.
C.
Rumusan Masalah
a. Apa yang dimaksud dengan manajemen
logistik/perlengkapan?
b. Apa tujuan umum/khusus dari
manajemen logistik/perlengkapan?
c. Bagaimana implementasi manajemen
logistik/perlengkapan?
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN
Serangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan,pencatatan
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penggunaan logistic guna
mendukung afektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan uraian dari pengertian manajemen dan pengertian
logistik, bahwa manajemen lebih menitik beratkan pada cara untuk mengelola
barang melalui tindakan-tindakan perencanaan dan penentuan kebutuhan,
pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan dan penghapusan untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
Logistik adalah proses pengelolaan yang
strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan strategis barang, suku cadang dan
barang dari para suplier, diantara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada
para langganan.
Sarana dan perlengkapan pelayanan
merupakan pendukung yang sangat penting bagi terlaksananya pelayanan kebidanan
kepada klien atau pelanggan. Pada dasarnya persediaan akan mempermudah jalannya
operasi perusahaan pabrik yang harus dilakukan secara berturu-turut untuk
memproduksi barang-barang dan menyampaikannya kepada konsumen.
Manajemen adalah seni memperoleh
hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan
logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai.
Manajemen merupakan suatu pendekatan yang bertujuan meningkatkan efektifitas degan
menggunakan model metematika dan statistic.
Manajemen logistik adalah suatu ilmu
pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan
kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan
material/alat-alat. Sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan
bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat
bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif.
B. TUJUAN MANAJEMEN LOGISTIK
1. Tujuan
umum
a.
Tujuan
operasional
agar
tersedia barang / bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu yang memadai.®Tujuan
operasional
b.
Tujuan
keuangan
operasional
dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-serendahnya.®Tujuan
keuangan
c.
Tujuan
pengamanan
2.
Tujuan
khusus
Mendukung efektivitas
dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi
C.IMPLEMENTASI MANAJEMEN LOGISTIC PADA KLINIK BIDAN PRAKTIK
SWASTA
Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan pelayanan Untuk
melaksanakan praktek bidan terdapat sejumlah persyaratan minimal peralatan dan
perlengkapan pelayanan kebidanan yang diatur melalui peraturan
pemerintah, Untuk melaksanakan praktik bidan terdapat sejumlah persaratan
minimal danperlengkapan pelayanan kebidanan yang diatur melalui peraturan
pemerintah.
Perlengkapan pelayanan kebidanan yang di atur melalui
peraturan pemerintah,yang mencakup
1. Peralatan (steril dan tidak
steril)
2. Bahan habis pakai
3. Obat-obatan
4. formulir dan kelengkapan
adsministrasi.
D. FUNGSI MANAJEMEN PERLENGKAPAN
Fungsi logistik dapat disusun dalam
bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut:
1.Fungsi Perencanaan
Pengertian umum
adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang
harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan
secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang
pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan
sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi. Perencanaan
adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan,
pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam
memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan.
Pengelolaan
logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat
sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik.
Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting
yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian
terhadap devisi-devisi yang terjadi.
Suatu rencana harus di dukung oleh
semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan
sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya. Di bawah ini akan
dilukiskan bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas.
Dalam suatu
kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan (
Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf,
perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan
sesuai dengan uraian tugas masing-masing.Seluruh kegiatan diarahkan pada
pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi.
Perencanaan dapat dibagi ke dalam
periode-periode sebagai berikut:
a. Rencana jangka panjang (Long range)
b. Rencana jangka menengah (Mid range)
c. Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan
usaha penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak
lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan
penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
a. Rencana
Pembelian
b. Rencana Rehabilitasi
c. Rencana
Dislokasi
d. Rencana Sewa
e. Rencana Pembuatan
Penganggaran (budgetting),
adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan
dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah
biaya.
Dalam fungsi
penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan penentu
kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari
dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan
yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang
reliable.
Apabila semua
perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali dan diketahui
untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka
penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan
terpaksa.
Pengaturan
keuangan yang jelas, sederhana dan tidak rumit akan sangat membantu
kegiatan.Dalam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di
perhatikan antara lain adalah:
a. Peraturan–peraturan
terkait
b. Pertimbangan
politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
c. Hal-hal yang
berhubungan dengan anggaran
d. Pengaturan
anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik
Sumber anggaran di suatu rumah sakit
bermacam-macam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah atau
swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana
Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan
pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi
(Yayasan dan Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga
(Mustikasari).
Alokasi anggaran logistik Rumah
Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obat-obatan dan bahan farmasi, alat tulis
kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan
suku cadang.
2 ) Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan
usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan
peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada
menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan
sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi. fungsi pengadaan merupakan
kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan
atau telah disetujui sebelumnya.
Pengadaan tidak selalu harus
dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan
berbagai alternatif yang paling tepat
dan efisien untuk kepentingan organisasi. Cara–cara yang dapat dilakukan untuk
menjalankan fungsi pengadaan adalah:
a. Pembelian
b. Penyewaan
c. Peminjaman
d. Pemberian (
hibah )
e. Penukaran
f. Pembuatan
g. Perbaikan
Proses pengadan peralatan dan
perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
a. Perencanaan dan
penentuan kebutuhan
b. Penyususnan
dokumen tender
c. Pengiklanan/penyampaian
uandangan lelang
d. Pemasukan dan
pembukuan penawaran
e. Evaluasi
penawaran
f. Pengusulan dan
penentuan pemenang
g. Masa sanggah
h. Penunjukan
pemenang
i. Pengaturan
kontrak
j. Pelaksanaan
kontrak
Mengingat fungsi pengadaan adalah
fungsi tehnis yang menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan
perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan
sampai dengan pemeliharaan.
Beberapa hal yang harus diperhatikan
pada fungsi pengadaan antara lain:
a. Kode etik
pengadaan
Kode etik pengadaan yang dikemukakan
oleh George W. Aljian, antara lain:
· Hubungan
pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap
tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan
· Tidak boleh ada
keterangan orang dalam, kepada siapapun.
· Memberi batas
kepada seorang rekanan adalah melanggar etika
b. Pelelangan
pengadaan barang
Setiap mengadakan pelelangan dan
pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik negara
yang ditentukan sebagai berikut:
· Keanggotaan
panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari unsur: Perencana, pemikir
pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab
perlengkapan, penanggung jawab tehnis.
· Dilarang duduk
sebagai anggota panitia adalah: Kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek,
pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai
pemeriksa.
· Panitia pelelangan
dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek
· Masa kerja
panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk.
3 ) Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan
merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan barang persediaan
di tempat penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang
telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan
setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua
kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang
lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari
kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.
Faktor-faktor yang perlu mendapat perhatian
dalam fungsi penyimpanan adalah:
a. Pemilihan
lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi,
bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi
udara yang baik.
b. Barang (Jenis,
bentuk barang atau bahan yang disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat
digolongkan ke dalam:
· Barang biasa:
Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi roda dll.
· Barang khusus:
Obat-obatan, alat-alat medis dll.
c. Pengaturan
ruang
Bentuk-bentuk
tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan
pengawasan ruangan.
d. Prosedur/sistem
penyimpanan
Formulir-formulir transaksi,
kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang,
pengawetan dll.
e. Penggunaan alat
bantu
f. Pengamanan dan
keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian,
tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan
tindakan keamanan.
4 ) Fungsi
Penyaluran (Distribusi)
Penyaluran atau distribusi merupakan
kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke
tempat lainnya . Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
a. Proses
Administrasi
b. Proses
penyampaian berita (data-data informasi)
c. Proses pengeluaran
fisik barang
d. Proses angkutan
e. Proses
pembongkaran dan pemuatan
f. Pelaksanaan
rencana-rencana yang telah ditentukan
Ketelitian dan disiplin yang ketat
dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk
mencapai tujuan yang diharapkan.
5) Fungsi
Penghapusan
Penghapusan adalah kegiatan atau usaha
pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan
perundang-undangan yang berlaku. Alasan penghapusan barang antaralain:
a. Barang hilang, akibat kesalahan
sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak
ditemukan
b. Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai
barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut disebabkan
faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete (meningkatkan
efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh
dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi
yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, Busuk karena tidak
memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi.
c. Surplus dan ekses
d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak
diurus
e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari
suatu perkara
Cara-cara penghapusan yang lazim
dilakukan antara lain:
· Pemanfaatan
langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponen-komponen yang masih dapat
digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.
· Pemanfaatan
kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi
barang lain
· Pemindahan:Mutasi
kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung
· Hibah:
Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar
instansi (Pemerintah)
Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di
bawah tangan atau dilelang
· Pemusnahan:
Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan
6) Fungsi
Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan
dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap
langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung. Bentuk
kegiatan pengendalian antara lain:
a. Merumuskan
tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan
prosedur lain
b. Melaksanakan
pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan
informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana
c. Melakukan
kunjungan staf guna mengidentifikas
cara-cara pelaksanaan dalam rangka
pencapaian tujuan
d. Melakukan
supervisi
Agar pelaksanaan pengendalian dapat
berjalan dengan baik diperlukan sarana-sarana pengendalian sebagai berikut:
a. Struktur
organisasi yang baik
b. Sistem
informasi yang memadai
c. Klasifikasi
yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
d. Pendidikan dan
pelatihan
e. Anggaran yang
cukup memadai
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Proses logistik pada dasarnya diarahkan untuk mengoptimalkan
faktor produksi, yaitu untuk melakukan optimasi terhadap biaya, waktu dan
kualitas. Oleh karena itu penentuan lokasi sangat mempengaruhi logistik. Lokasi
dipengaruhi oleh:
a)
Biaya produksi, terutama dalam
kaitannya ketersediaan tenaga kerja, upah buruh, bahan bakar, dan daerah
produksi.
b)
Biaya pergudangan dan lokasi
penempatan gudang
c)
Biaya untuk melakukan dekonsolidasi.
d)
Faktor kualitas dari produksi,
dekonsolidasi dan transportasi
e)
Peluang untuk menggunakan berbagai
moda transportasi termasuk biaya dan waktu yang diperlukan.
Logistik pada gilirannya ditentukan oleh lokasi yang tepat
untuk menghantarkan kebutuhan barang kepada konsumen pada harga yang murah,
waktu yang tepat dan kualitas yang baik.
Dengan
penegelolaan manajemen logistic dan penelolaan manajemen persediaan yang baik
maka tujuan perusahaan bisa tercapai dengan cepat dan tepat. Untuk itu berbagai
tantangan harus benar-benar bisa ditangani oleh suatu perusahaan. Kegiatan ini
harus didukung dengan pelayanan yang baik dan bisa memberikan kepuasan
pelanggan agar setiap produk yang dihasilkan bisa memberikan manfaat yang tepat
kepada pelanggan.
B.
SARAN
Setiap perusahaan pasti mempunyai tujuan yang sama yaitu
bagaimana mendapatkan keuntungan yang tinggi dan membuat setiap pelanggan
merasa puas terhadap setiap produknya. Maka dari itu untuk mencapai tujuan itu
diperlukan planning yang matang baik itu bagaimana mengelola SDA,SDM,manajemen
logistic,manajemen persediaan dan pelayanan pelanggannya,maupun structure
organisasinya. Semua aspek itu harus bisa dijalankan dengan prosedur yang sudah
diterapkan sebagai strategi suatu perusahaan itu. Sehingga apa yang menjadi
tujuan utama sebuah perusahaan bisa tercapai.
DAFTAR PUSTAKA
Maya. 2011. http://antena-maya.blogspot.com/2011/11/organisasi-dan-manajemen-kebidanan.html(diunduh pukul 19.27 wib tanggal 13 maret 2013).
ahela,
Sitti. 2012. Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Serta
Kebidanan. Jakarta: PT Salemba.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar